Browsing Tag

virkamiesvaihto

digitalisaatio talous

Diskuteerataanko vaan? Kokemuksia taloushallinnon kehittämisestä Ruotsissa

Olen ollut nyt kuusi kuukautta virkamiesvaihdossa valtion taloushallinnon tehtävissä Ekonomistyrningsverketissä (ESV) Tukholmassa. Aika on mennyt nopeaan, onhan kaikki uutta, vaikka täällä osittain tehdäänkin samanlaisia asioita kuin Valtiokonttorissa.

ESV on hiukan alle kahdensadan henkilön virasto, joka jakaantuu kuuteen osastoon. Itse työskentelen Effektiv styrning och admnistration -osastolla, jolle kuluu mm. hallinnollisten järjestelmien kilpailuttamiset ja hankinnat (kilpailuttamisjärjestelmä, sähköiset hankinnat, laskujen välityspalvelut, laskujen käsittely sekä taloushallinto- ja henkilöstöhallintojärjestelmät).

ESV on hallituksen alainen viranomainen, jonka toimintaa ohjaavat säännökset perustuslaissa, viranomaisasetus sekä asetus ESV:stä. Vuosittaista toimintaa ohjataan ns. määrärahajakopäätöksellä (regleringsbrev).

Selvitysten jälkeen jokainen vastaa itse kehittämisestä

Taloushallinnon kehittäminen kuuluu Ruotsissa jokaiselle viranomaiselle itselleen, ellei hallitus erikseen anna tehtävää esimerkiksi ESV:lle. Merkittävä vastuu taloushallinnon kehittämisestä on tällöin kunkin viraston johdolla. Tämä on merkittävä ero Suomen ja Ruotsin välillä. ESV ei voi antaa nykyisen toimenkuvansa puitteissa virastoille määräyksiä yksittäisistä kehittämistoimenpiteistä, ei prosesseista eikä myöskään taloushallinnon palvelujen tuottamisesta palvelukeskuksessa. ESV voi ainoastaan tukea virastojen ja viranomaisten toimintaa.

Taloushallinnon osalta tämä tapahtuu kilpailuttamalla esimerkiksi taloushallinnon järjestelmät ja palvelut sekä tekemällä valittujen toimittajien kanssa puitesopimukset. Puitesopimukset tehdään yleensä kolmen kokonaistaloudellisesti edullisimman toimittajan kanssa ja yksittäiset viranomaiset voivat liittyä näihin puitesopimukseen, jos niin parhaaksi katsovat. Yksittäisillä viranomaisilla on myös oikeus kilpailuttaa järjestelmät itse. Tämä kuulostaa resurssien tuhlaamiselta, mutta siihen Ruotsin taloudella on tällä hetkellä varaa. Toisaalta tuohon kilpailuttamiseen sisältyy vahva pyrkimys välttää markkinoiden monopolisoitumista, pienemmillekin yrityksille annetaan mahdollisuus.

En siis uskalla suoralta kädeltä sanoa, vaikka mieli tekisi, että ruotsalainen malli on tehottomampi. Olisi kuitenkin mielenkiintoista tehdä benchmarkkausta maiden, ehkä jopa kaikkien Pohjoismaiden, välillä, mitä tulee prosessien tehokkuuteen taloushallinnon osalta. Tilanne henkilöstöhallinnon puolella on pitkälti samanlainen.

Kun viranomaisia ei sitten määrätä, eikä viranomaisilta vaadita yhtäläisiä toimintatapoja taloushallinnon puolella, niin miten ja mihin perustuen viranomaiset kehittävät toimintojaan? Ruotsissa tutkitaan/selvitetään paljon asioita. Tutkimusten/selvitysten toimeksiantajana voi olla Regeringskansliet tai sitten Ekonomistyrningsverket:n oma päätös.

Selvitysten runsaudesta ei kuitenkaan pidä vetää johtopäätöksiä, että täällä ”diskuteerataan” vaan. Näitä selvityksiä käytetään toiminnan kehittämiseen, ainakin aktiivisissa kehittämisorientoituneissa virastoissa. Ruotsissa pyritään ohjaamaan myös substanssitoiminnan kehittämistä tai tarkemmin sanottuna antamaan faktapohjaa toiminnan kehittämiselle. Yksi tällainen kohde on it-investoinnit ja niiden aiheuttamat kustannukset ja millaisia riskejä niissä on mukana. On erinomaisen tärkeää todentaa tavoiteltu tulos, eli saavutettiinko se, ollaanko se saavuttamassa vai onko syytä panostus johonkin yksittäiseen hankkeeseen lopettaa kokonaan.

Ruotsi haluaa olla paras digimaa – eikä arastele kertoa sitä

Ja sitten se digiloikka. Ruotsissa digitalisaatio on päivän sana, samoin kuin Suomessakin. Emme eroa siinäkään suhteessa merkittävästi toisistamme. Täällä on todettu olevan kansalaisilta ja yrityksiltä kohtuullinen vaade odottaa julkiselta sektorilta tehokkaita digitaalisia yhteyksiä ja palveluita eri elämänvaiheisiin. Siksi hallitus on päättänyt panostaa ns. ”Digitalt först” -projektiin, jossa tavoitteena on digitalisoida julkisen sektorin palvelut. Ei vain ottamalla käyttöön tunnetut, jo olemassa olevat ratkaisut, vaan myös kehittämällä uusia ratkaisuja. Tavoitteena on älykkäämpi ja kestävän kehityksen Ruotsi, joka yhdistää koko maan. Ruotsin tulee parhaiten maailmassa hyödyntää digitalisaation mahdollisuudet tehdä yksittäisten kansalaisten ja yritysten asioinnista julkisen sektorin suuntaan helppoa ja tehdä Ruotsista ympäristöystävällinen yhteiskunta.

Ensimmäisiä konkreettisia askelia digitalisaatiossa ovat seuraavat neljä tehtäväaluetta:

  • Läpinäkyvämpi yhteiskuntasuunnittelu (Smartare samhällsbyggnadsprocess)
  • Avoimempi ympäristöinformaatio (Smartare miljöinformation)
  • Läpinäkyvämpi elintarvikeketju (Smartare livsmedelskedja)
  • Yrittämimen helpommaksi (Förenkling för företag)

Ja lopuksi, se mitä Ruotsissa tehdään, siitä ollaan valmiita kertomaan maailmalla. Ruotsi on tietyllä tapaa kansainvälisempi ja osaa myös markkinoida itseään. ESV osallistuu erilaisiin EU-rahoitteisiin hankkeisiin aktiivisesti ja Ruotsin taloushallinto on kiinnostava tutustumiskohde kaukaisemmillekin valtioille. Näin luodaan positiivista Ruotsi-kuvaa. Tässä suhteessa meillä ollaan vasta lähtökuopissa. Aliarvioimme kansainvälisen yhteistyön merkitystä, valitettavasti.

Keijo Kettunen