Browsing Tag

tapahtumamarkkinointi

digitalisaatio henkilöstö ilmiöt talous

Onnistunut Valtio Expo on monen tekijän summa

Valtionhallinnon suurin tapahtuma Valtio Expo on järjestetty jo kymmenkunta kertaa. Toukokuussa jälleen lähes 1500 virkamiestä löytää toisensa Marina Congress Centerin käytäviltä. Kuten hyvin harjoiteltu balettiesitys, myös huolella järjestetty tapahtuma sujuu vieraiden näkökulmasta kuin tanssi. Tai ainakin sitä tavoittelemme.

Onnistuneen tapahtuman takana on paljon pieniä ja ja vähän suurempiakin tehtäviä. Meidän tehtävämme on kutoa yksittäisistä osista onnistunut kokonaisuus. Expoa koordinoinaan pienellä porukalla. Ismo Tikka, Laura Salmi ja Ann-Mari Ruhanen pitävät langat käsissään. Suunnittelun ohella siedämme jonkin verran kaaosta. Etenkin ohjelman suunnittelussa tietty epävarmuus on hyvästä. Lopputulos on aina ollut yllätys. Välillä kinataankin mutta kinoista on ollut lopputuloksen kannalta hyötyä ja edelleen ollaan hyvissä väleissä. 17. 5. tiedämmekin jo lattiatuntumasta miten Expo onnistui. Nyt vielä jänskättää.

Valtio Expon rakentaminen käynnistyy näytteilleasettajien haalimisella

Valtio Expo lähtee liikkeelle näytteilleasettajista. He tuovat Expoon rahoituksen lisäksi ohjelmasisältöä, osaamista, mielenkiintoisen näyttelyalueen, tuulahduksen yritysmaailmasta ja tietenkin virkamiehille mahdollisuuden verkostoitua yritysmaailman asiantuntijoiden kanssa. Näytteilleasettajista osa on mukana joka vuosi, osa ensimmäistä kertaa. Vankan ict-kentän lisäksi paikalla on myös yrityksiä vaikkapa majoitus- tai työhyvinvointi-alalta. Yritykselle osallistuminen Expoon on iso päätös. Välittömien kustannusten lisäksi osallistuminen vie paljon työaikaa.

Isommille yrityksille Valtio Expo on vain yksi tapahtuma kalenterissa muiden tapahtumien joukossa. Expo kilpailee siis muiden tapahtumien kanssa näytteilleasettajien ajasta ja markkinointibudjetista. Näytteillasettajat hakevat luonnollisesti uusia kontakteja ja vahvistavat nykyisiä valtionhallinnon asiakassuhteita. Jos Expo ei tuo investoinnille vastinetta, seuraava Expo jää pois yrityksen markkinointi-ohjelmasta. Täytyy pitää Valtio Expo -tuote kunnossa ja olla ajoissa liikkeellä, jotta kelpaa jatkossakin.

Ohjelman on houkuteltava talo täyteen

Vieraat ovat valtion virkamiehiä. Ohjelmaa on viritetty sekä ict-, talous-, henkilöstö- että viestintävirkamiehiä varten. Ohjelmaan ehdotuksia tulee Valtiokonttorin ja valtiovarainministeriön lisäksi vierailta ja näytteilleasettajilta. Expo on luonteeltaan verkostoitumistapahtuma, joten ohjelmasisältö on kevyempi kuin vaikkapa seminaarissa. Tavoitteena on rakentaa ohjelma siten, että kaikille vieraille olisi jotain kiinnostavaa.

Asiaohjelman lisäksi on tarjolla kevyempääkin tarjontaa, kuten tänä vuonna totta vai tarua -show. Ohjelmarunko on kuin takavuosien Danny-show. Räväkän alun jälkeen seesteisempää ja keskivaiheilla tempoa lisää ja lopussa huipennus. Onneksi emme tarvitse tuulikonetta eikä myöskään pyroteknikkaa.

Ilman kunnollista ohjelmaa emme saa paikalle vieraita. Keväällä on samaan aikaan tarjolla muitakin kinkereitä. Valtio Expo on Valtiokonttorin järjestämä tapahtuma, ei Valtiokonttorin asiakaspäivä. Kuulostaa saivartelulta, mutta rajauksella on merkitystä. Tapahtuma koetaan vieraiden keskuudessa koko valtiohallinnon yhteiseksi tapahtumaksi.

Osaavissa käsissä kaikki vaikuttaa vaivattomalta

Valtiokonttorilaiset ovat tapahtuman runko ja kasvot. Käsitykseni mukaan olemme tässä hommassa onnistuneet erinomaisesti, ja käsitystä tukee myös kävijäpalaute. Meitä valtiokonttorilaisia tapahtumassa on mukana puhujina, sali-isäntinä, avustajina, vastaanotossa, hoitamassa viestintää yms. Meillä on tapahtumassa lisäksi muutama oma osasto. Tänä vuonna Valtiokonttorin palveluista ovat esillä Kansalaisneuvonta, Kieku ja valtion sisäistä liikkuvuutta tukeva Henkilöstöpalvelut. Voit myös osallistua 140-vuotiaan Valtiokonttorin historiavisaan.

Tapahtumapäivänä ratkeaa miten onnistuimme. Kaiken pitää olla vaivatonta, vaikka järjestäjille tapahtuma on vaatinut tolkuttomasti valmistelua. Tapahtumapaikalla on merkitystä. Ilmoittautuminen sujuu liukkaasti, näyttelyalue on toimiva ja turvallinen, tarjoilu pelaa, tekniikka pelittää, tilat ovat miellyttävät… Ilman laadukkaita yhteistyökumppaneita, jotka tekevät tapahtumasta sujuvan, ei Valtio Expo onnistu ja vieraat viihdy.

Tervetuloa viihtymään ja verkostoitumaan!

Haluatko verkostoitua Valtio Expossa? Tänä se on entistä helpompaa Brella-palvelun avulla. Voit sen kautta sopia itsellesi tapaamisia puheenvuorojen lomaan.

Ellet pääse tällä kertaa mukaan, voit myöhemmin tutustua tapahtumaan katsomalla videokoosteen ja tutustumalla esityksiin Valtio Expon uudistuneilla sivuilla.

Ismo Tikka