Browsing Tag

Kieku

digitalisaatio

Älä automatisoi vaan hävitä

Don’t Automate, Obliterate”, ”älä automatisoi vaan hävitä” on prosessien virtaviivaistamisen gurun Michael Hammerin artikkelin otsikosta vuoden 1990 Harvard Business Review lehdestä ja ohjenuorana edelleen pätevä.

Hesaria viime aikoina lukiessa olen todennut, että käynnissä on sekä uutisten että mielipiteiden puolella kaksikin mielenkiintoista teemaa, joiden välille nousi mieleeni kytkentäkin Hammerin hengessä.

Aalto-yliopiston Pekka Mattilan viittaukset yliopistoissa tehtävään turhanpäiväiseen hallintoon ja Tiedon Taneli Tikan esille tuoma tulevaisuuden kuva roboteista esimiesten korvaajina herättävät ajatuksia. Tässä keskityn hallintoon ja roboteista esimiehinä vaikka jatkossa.

Kun olen viimeiset runsaat seitsemän vuotta ollut tuomassa Suomen valtionhallintoon yhteisiä talous- ja henkilöstöhallinnon toimintatapoja ja niitä tukevaa järjestelmää Kieku-hankkeessa, deja vu tulee väkisin Mattilan hallintopalautetta lukiessani. Kiekussa tämä näkyy siinä, että useiden virastojen esimiehet ovat tuskastuneet siihen, että sinänsä oikea hyvien prosessien periaate ”tiedot talteen siellä missä syntyvät”, ja tästä aiheutuva esimiesten itsepalvelu hallinnollisissa tehtävissä, on osin johtanut heidän kannaltaan sietämättömiin tilanteisiin. Samalla kun aiemmin asiat heidän puolestaan hoitanut hallintohenkilökunta vähenee tuottavuuden nimissä.

Käytännössä tilanne on Kieku-ympyröissäkin pakottanut siihen, että järjestelmän tukemana rakennetaan asioiden ohjaamiseen ketjuja, joissa ammattilaiset ensin valmistelevat ja esimiehet käyvät sitten vain puoltamassa tai hyväksymässä tarvittavia päätöksiä. Kun näin tehdään, itsepalvelu ei täysin toteudu eikä hallintohenkilökuntaakaan voida tietenkään merkittävästi vähentää tai käy huonosti. Tietenkin hallinnon tehtäviä keskittämällä voidaan jotain saavuttaa, mutta mahdollisesti esimiehen kannalta palvelun heiketessä, kun juuri hänen virastonsa tilannetta ei enää niin hyvin tunnetakaan ja esim. henkilöstöhallinnossa erilaista tarkentavaa säädöstä, ohjetta ja tulkintaa virka- ja työsopimusten puolella riittää.

Luottamuskysymys

Juurisyy käsittääkseni on se, että ihmisiin ei uskalleta tai voida hallintonormien perusteella luottaa, ja tämän vuoksi toimintoketjuihin on rakennettava jos jonkinlaista esittelyn ja hyväksymisen porttia, joiden läpi virka- ja esimiesten toiminnan on mentävä. Jotta voidaan osoittaa, että kontrollit toimivat.

Jos voidaan olettaa, että tahattomat tai tahalliset väärinkäytökset ovat luokkaa 1% kaiken toiminnan volyymistä, niin 99% tekee sitten turhaa työtä (=luo byrokratiaa). Eikö asiaa voisi kääntää toisin päin?

Hyvin toteutetuissa järjestelmissä kaikesta jää jälki, ja kun laitetaan raportointi ja poikkeustilanteiden data-analyysi kuntoon, voidaan keskittyä tuohon yhteen prosenttiin ja tehdä varsinainen toiminta virtaviivaisemmaksi. Nytkin valtaosa porteista ohitettaneen ”kumileimasintyyliin”. Siksikin, että valtaosa asioista on kuitenkin pieniä ja tällaisissa pienissä asioissa havaittujen huonojen päätösten huolimattomasta esittelystä tai päättämisestä ei seuraamuksia ole -eikä ole syytäkään olla.

Joten jos keskityttäisiin olennaiseen ja otettaisiin näissäkin asioissa digitalisaation periaatteet todella käyttöön? Ryhdytään järjestelmiä virittämään vasta, kun on ensin katsottu, että sopimukset ja säädöksetkin ovat digiajassa ja mieluiten välttävät viittaukset kullakin hetkellä käsillä oleviin teknisiin mahdollisuuksiin. Todellisten normitalkoiden hengessä.

Martti Kallavuo

ilmiöt

Etäosallistuminen on vienyt voiton

Meillä on ollut tapana järjestää kuukausittain Kieku-info virastoille jo vuosien ajan. Toissa torstaina Kieku-info oli alkamassa ja istuin lähes tyhjässä monikäyttötilassa. Katsellessani ympärilleni ymmärsin, että muutos on tapahtunut. Tilaisuuteen osallistui noin sata henkilöä, mutta paikan päällä meitä oli esiintyjät mukaan lukien noin 20 henkilöä. Vielä kaksi vuotta sitten tilanne oli toisinpäin: alle parikymmentä henkeä osallistui Kieku-infoon etänä.

Etäosallistuminen on arkipäiväistynyt nopeasti. Kun Kieku-hanke alkoi syksyllä 2008, etänä osallistumisesta ei ollut puhettakaan. Hankkeen työ alkoi työpajoilla, joissa käytiin läpi kaikki hankintavaiheessa asetetut vaatimukset yhteiselle Kieku-ratkaisuille. Työpajat olivat todella raskaita, sillä ne kestivät koko päivän ja niitä oli usean viikon ajan neljänä päivänä viikossa. Yhteen työpajatilaan ahtautui koko päiväksi parikymmentä henkilöä Valtiokonttorista, Palkeilta ja järjestelmätoimittajalta. Tunnustan, että noiden työpajojen toteutus kuulostaa ihan kamalalta muutenkin kuin etäosallistumisen puuttumisen takia.

Aina joku osallistuu etänä

Ensin tulivat videoneuvottelut. Sitten Lync-kokoukset. En muista minä vuonna ne tulivat, mutta muistan, missä käyttöönottohankkeessa niitä käytettiin. Sisäasiainministeriön hallinnonalan käyttöönotossa käytimme videoneuvottelua ja myöhemmissä Lynciä.

Tänä päivänä kaikissa Kieku-hankkeen koulutuksissa, työpajoissa ja palavereissa osa osallistujista tulee Lyncillä ja osa paikan päällä. Suhdeluku vaihtelee: joissain tilaisuuksissa kaikki osallistuvat etänä, joissain jopa puolet tulee paikan päälle. Sisäisissä palavereissammekin aina joku osallistuu Lyncillä, koska työskentelee päivän etänä tai osallistuu mieluummin omalta työpisteeltään käsin.

Ehkä lähiaikoina voin sanoa, että aina joku tulee paikan päälle?

Kuka käyttää enää videoneuvottelua?

Kieku-toimialalla käytämme videoneuvottelua enää vain niiden kanssa, jotka eivät pääse Lynciin. Joillekin videoneuvottelu on ainoa tapa osallistua etänä muiden organisaatioiden tai hallinnonalojen järjestämiin palavereihin ja tilaisuuksiin.

Jotkut videoneuvottelun ystävät ovat kertoneet, että videoneuvottelussa on kivaa, kun näkee etänä osallistuvat henkilöt ruudulta. Minusta se on vain harvoin kivaa. Usein kamera on sijoitettu niin, että kunkin osallistujan kasvot näkyvät ruudulla postimerkin kokoisena tuhruna. Eivätkä kaikki ymmärrä, että kamera kuvaa myös heitä ja muut voivat ­– tai jopa joutuvat – katselemaan heidän samanaikaista työskentelyään koneilla, levotonta liikuskeluaan tilassa ja keskinäistä jutusteluaan. Nykyään kaikki sentään ymmärtävät laittaa mikrofoninsa kiinni, kun eivät halua jakaa puhettaan kaikille osallistujille.

Ja jos haluaa nähdä, miltä toiset osallistujat näyttävät, Lyncissä on mahdollista lähettää myös videokuvaa koneen kamerasta.

Etäosallistuminen helpottaa arkea

Kussakin Kiekun käyttöönottohankkeessa työskentelee satoja henkilöitä eri organisaatioista ja eri paikkakunnilta. Kieku-hankkeen työ olisi todella hankalaa, jos etäosallistuminen ei olisi mahdollista ja kaikki henkilöt joutuisivat tulemaan ympäri Suomea paikan päälle työpajoihin.

Meillä Kieku-hankkeessa ja koko Valtiokonttorissa etäosallistuminen on itsestäänselvyys. Onko se arkipäivää myös sinulle?


Helena Ronkainen

 

Mikä ihmeen Kieku? Lue taustoittava blogikirjoitus.

henkilöstö talous

Mikä ihmeen Kieku?

Kiekua käyttää jo yli 44 000 valtiolla työskentelevää. Todennäköisesti kaikki heistä eivät tiedä, mikä se Kieku oikeastaan on ja miksi se on koko valtionhallinnossa käytössä. Tiedätkö sinä, mistä Kiekussa on kyse?

1. Mikä se Kieku on?

Kieku on valtion yhteinen tapa toimia talous- ja henkilöstöhallinnossa. Kaikki valtion virastot ja laitokset sekä talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus tuottavat talous- ja HR-palveluita yhteisellä tavalla ja yhteisellä Kieku-järjestelmällä. Kaikki valtion palveluksessa käyttävät Kieku-järjestelmää HR-asioissaan – kuten hakiessaan vuosilomaa ja poissaoloja sekä kohdentaessaan työaikaa.

2. Mitä Kieku tarkoittaa jokaiselle valtiolla työskentelevälle?

Kaikki valtion palveluksessa olevat saavat käyttöönsä Kieku-portaalin, jonka kautta he hakevat lomat ja poissaolot. Siinä he myös kohdentavat työaikansa ja sieltä he hakevat palkkalaskelmansa.

Tunnustan: työajan kohdentaminen on monelle aluksi todella hankalaa. Olennaista on tietää, mille seurantakohteille työaikaa kohdennetaan ja millä tarkkuudella kohdennukset tehdään. Esimiesten tulee ohjeistaa, mille seurantakohteille työaikaa kohdennetaan, ja kertoa, miten tietoa hyödynnetään. Työaikaa kannattaa kohdentaa enintään puolen tunnin tarkkuudella.

Palkkalaskelma tulee verkkopankin sijaan Kieku-portaaliin. Palkkalaskelma tulee portaaliin ennen palkanmaksupäivää. Palkkalaskelmat näkyvät portaalissa 18 kuukautta. Viraston tietoliikenneratkaisuista riippuu, voiko käyttää Kieku-portaalia muualla kuin työpaikalla. Mikäli organisaation verkkoon voi kirjautua ulkopuolelta, ovat Kiekun portaalitoiminnot käytettävissä ajasta ja paikasta riippumatta. Jos henkilö on pitkään poissa, kuten pitkällä sairaslomalla tai vanhempainvapaalla, pyynnöstä hänelle lähetetään palkkalaskelma postitse.

Kieku-portaalissa haetaan vuosilomat. Järjestelmä näyttää ajantasaisen tiedon lomapäivistä, joita henkilöllä on käytettävissään. Kieku-portaalissa voidaan myös katsoa oman tiimin lomakalenteria.

3. Entä mitä Kieku tarkoittaa esimiehille?

Useimmissa organisaatioissa Kieku on tuonut muutoksia esimiehen rooliin. Kieku-ratkaisu tukee ammattimaista esimiestyötä. Esimiehet toimivat työnantajan edustajana ja hoitavat Kieku-portaalin kautta esimiestehtävään kuuluvia henkilöstöhallinnon toimenpiteitä. Asiasta riippuen esimiehet joko esittelevät tai ratkaisevat henkilöstöasioita portaalissa.

Kieku-ratkaisun myötä virastot siirtyvät käyttämään valtion yhteistä seurantakohdemallia. Esimiesten on oleellista ymmärtää koodien välillä oleva yhteys: mitä ydintoimintoja tehdään omassa yksikössä ja mitä suoritteita tai projekteja ne tuottavat, miten ne vaikuttavat laskujen kirjaamiseen, mitä tukitoiminnot ovat ja milloin niille kohdennetaan työaikaa tai kirjataan laskuja. Jotta työajan kohdennukset onnistuvat, esimiesten tulee ohjeistaa alaisiaan, mitä seurantakohteita yksikössä käytetään ja kuinka tarkalla tasolla työaikaa on mielekästä kohdentaa.

Poissaolosi ajaksi esimies merkitsee Kieku-portaaliin itselleen sijaisen henkilöstöasioissa. Sijaisen ei tarvitse työskennellä samassa yksikössä eikä hänen tarvitse työskennellä samalla organisaatiotasolla. Ratkaisevaa on, että sijainen on Kieku-järjestelmässä esimiesroolissa eli hän hoitaa muutoinkin esimiestehtäviä ja hänellä on niihin riittävä osaaminen. Sama henkilö ei välttämättä toimi sijaisena substanssitoimintaan liittyvässä johtamisessa.

Kieku mahdollistaa monipuolisen raportoinnin esimiehille ja projektipäälliköille. Raporteista on mahdollista tehdä suosikkeja ja jakaa niitä muille sisäisesti.

4. Miksi Kiekua tarvitaan?

Kieku on osa valtion talous- ja henkilöstöhallinnon kokonaisuudistusta, joka aloitettiin vuonna 2004. Tuolloin valtion talous- ja henkilöstöhallinnon tuottavuudessa oli parantamisen varaa noin 40 prosenttia. Tästä puolet on saatu aikaan taloushallinnon digitalisoinnin ja palvelukeskusmallin avulla. Toinen puoli saadaan aikaan käyttämällä Kiekua ja keskittämällä toimintoja.

Lisäksi 2000-luvun alussa oli käytössä yli sata virastokohtaista talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmää, joiden elinkaaren päättyminen oli tiedossa. Sadan erillisen korvausinvestoinnin sijaan on taloudellisesti mielekästä toteuttaa korvausinvestointi kaikille yhteisenä.

Kiekusta on myös muita hyötyjä. Esimerkiksi Kieku tarjoaa sähköiset välineet esimiestyön tekemiseen ja ajantasaisen tiedon henkilöstöstä. Yhteinen toimintamalli mahdollistaa yhteisen ohjauksen ja toiminnan kehittämisen talous- ja henkilöstöhallinnossa. Yhteiset toimintatavat ja järjestelmä luovat mahdollisuuksia siirtyä virastosta toiseen talous- ja henkilöstöhallinnon tehtävissä.

5. Mitä nimi Kieku tarkoittaa? Mistä se on keksitty?

Kieku ei ole lyhenne vaan se on erisnimi. Eikä se tarkoita mitään. Muiden erisnimien tapaan se kirjoitetaan muodossa Kieku. Älä siis HUUDA ja kirjoita sitä muodossa KIEKU.

Mistä Kieku on sitten alun perin saanut nimensä, kun se ei kerran tarkoita mitään? Sitä me kaikki olemme jossain vaiheessa miettineet… ja lopulta vain tottuneet nimeen.

Jos olet ollut mukana valmistelemassa uusia hankkeita ja projekteja, tiedät, miten tuskallista niiden nimeäminen on. Nimen pitäisi olla naseva ja helposti muistettava: valtion talous- ja henkilöstöhallinnon muutos- ja kehittämishanke ei ole sellainen. Eikä sitä kukaan edes jaksa kirjoittaa tuollaisenaan: siitähän tulisi vähintäänkin VTHMK.

Oma teoriani Kieku-nimen keksimisestä on seuraava. 2000-luvun alkuvuosina Valtiokonttorissa alettiin valmistella valtionhallintoon talous- ja henkilöstöhallinnon kehittämishanketta, jossa on tarkoitus yhtenäistää prosesseja ja järjestelmiä. Ryhmä ihmisiä istui tuntikaupalla suunnittelemassa hanketta. Lopuksi väsyneille osallistujille esitettiin kysymys, mikä nimi hankkeelle annetaan. Nimen pitäisi olla lyhyt, napakka ja mieleenpainuva. Keksittiin joukko Val-alkuisia nimiä, kunnes joku totesi: ”Kun meillä Valtiokonttorissa on jo Kaiku-palvelut, eikö meillä voisi olla myös Kieku-hanke?”

 

Kieku pähkinänkuoressa

  • Kieku tarkoittaa valtion yhteistä tapaa toimia talous- ja henkilöstöhallinnossa sekä yhteistä Kieku-järjestelmää.
  • Kiekun käyttöönotot päättyvät lokakuussa 2016.
  • Valtion yhteistä Kieku-järjestelmää käyttää silloin noin 63 000 virkamiestä.
  • Kieku-hanke maksaa yhteensä 125,3 miljoonaa euroa.

 

Lue lisää Valtiokonttorin verkkosivuilta.