Kategoria

talous

digitalisaatio henkilöstö ilmiöt talous

Onnistunut Valtio Expo on monen tekijän summa

Valtionhallinnon suurin tapahtuma Valtio Expo on järjestetty jo kymmenkunta kertaa. Toukokuussa jälleen lähes 1500 virkamiestä löytää toisensa Marina Congress Centerin käytäviltä. Kuten hyvin harjoiteltu balettiesitys, myös huolella järjestetty tapahtuma sujuu vieraiden näkökulmasta kuin tanssi. Tai ainakin sitä tavoittelemme.

Onnistuneen tapahtuman takana on paljon pieniä ja ja vähän suurempiakin tehtäviä. Meidän tehtävämme on kutoa yksittäisistä osista onnistunut kokonaisuus. Expoa koordinoinaan pienellä porukalla. Ismo Tikka, Laura Salmi ja Ann-Mari Ruhanen pitävät langat käsissään. Suunnittelun ohella siedämme jonkin verran kaaosta. Etenkin ohjelman suunnittelussa tietty epävarmuus on hyvästä. Lopputulos on aina ollut yllätys. Välillä kinataankin mutta kinoista on ollut lopputuloksen kannalta hyötyä ja edelleen ollaan hyvissä väleissä. 17. 5. tiedämmekin jo lattiatuntumasta miten Expo onnistui. Nyt vielä jänskättää.

Valtio Expon rakentaminen käynnistyy näytteilleasettajien haalimisella

Valtio Expo lähtee liikkeelle näytteilleasettajista. He tuovat Expoon rahoituksen lisäksi ohjelmasisältöä, osaamista, mielenkiintoisen näyttelyalueen, tuulahduksen yritysmaailmasta ja tietenkin virkamiehille mahdollisuuden verkostoitua yritysmaailman asiantuntijoiden kanssa. Näytteilleasettajista osa on mukana joka vuosi, osa ensimmäistä kertaa. Vankan ict-kentän lisäksi paikalla on myös yrityksiä vaikkapa majoitus- tai työhyvinvointi-alalta. Yritykselle osallistuminen Expoon on iso päätös. Välittömien kustannusten lisäksi osallistuminen vie paljon työaikaa.

Isommille yrityksille Valtio Expo on vain yksi tapahtuma kalenterissa muiden tapahtumien joukossa. Expo kilpailee siis muiden tapahtumien kanssa näytteilleasettajien ajasta ja markkinointibudjetista. Näytteillasettajat hakevat luonnollisesti uusia kontakteja ja vahvistavat nykyisiä valtionhallinnon asiakassuhteita. Jos Expo ei tuo investoinnille vastinetta, seuraava Expo jää pois yrityksen markkinointi-ohjelmasta. Täytyy pitää Valtio Expo -tuote kunnossa ja olla ajoissa liikkeellä, jotta kelpaa jatkossakin.

Ohjelman on houkuteltava talo täyteen

Vieraat ovat valtion virkamiehiä. Ohjelmaa on viritetty sekä ict-, talous-, henkilöstö- että viestintävirkamiehiä varten. Ohjelmaan ehdotuksia tulee Valtiokonttorin ja valtiovarainministeriön lisäksi vierailta ja näytteilleasettajilta. Expo on luonteeltaan verkostoitumistapahtuma, joten ohjelmasisältö on kevyempi kuin vaikkapa seminaarissa. Tavoitteena on rakentaa ohjelma siten, että kaikille vieraille olisi jotain kiinnostavaa.

Asiaohjelman lisäksi on tarjolla kevyempääkin tarjontaa, kuten tänä vuonna totta vai tarua -show. Ohjelmarunko on kuin takavuosien Danny-show. Räväkän alun jälkeen seesteisempää ja keskivaiheilla tempoa lisää ja lopussa huipennus. Onneksi emme tarvitse tuulikonetta eikä myöskään pyroteknikkaa.

Ilman kunnollista ohjelmaa emme saa paikalle vieraita. Keväällä on samaan aikaan tarjolla muitakin kinkereitä. Valtio Expo on Valtiokonttorin järjestämä tapahtuma, ei Valtiokonttorin asiakaspäivä. Kuulostaa saivartelulta, mutta rajauksella on merkitystä. Tapahtuma koetaan vieraiden keskuudessa koko valtiohallinnon yhteiseksi tapahtumaksi.

Osaavissa käsissä kaikki vaikuttaa vaivattomalta

Valtiokonttorilaiset ovat tapahtuman runko ja kasvot. Käsitykseni mukaan olemme tässä hommassa onnistuneet erinomaisesti, ja käsitystä tukee myös kävijäpalaute. Meitä valtiokonttorilaisia tapahtumassa on mukana puhujina, sali-isäntinä, avustajina, vastaanotossa, hoitamassa viestintää yms. Meillä on tapahtumassa lisäksi muutama oma osasto. Tänä vuonna Valtiokonttorin palveluista ovat esillä Kansalaisneuvonta, Kieku ja valtion sisäistä liikkuvuutta tukeva Henkilöstöpalvelut. Voit myös osallistua 140-vuotiaan Valtiokonttorin historiavisaan.

Tapahtumapäivänä ratkeaa miten onnistuimme. Kaiken pitää olla vaivatonta, vaikka järjestäjille tapahtuma on vaatinut tolkuttomasti valmistelua. Tapahtumapaikalla on merkitystä. Ilmoittautuminen sujuu liukkaasti, näyttelyalue on toimiva ja turvallinen, tarjoilu pelaa, tekniikka pelittää, tilat ovat miellyttävät… Ilman laadukkaita yhteistyökumppaneita, jotka tekevät tapahtumasta sujuvan, ei Valtio Expo onnistu ja vieraat viihdy.

Tervetuloa viihtymään ja verkostoitumaan!

Haluatko verkostoitua Valtio Expossa? Tänä se on entistä helpompaa Brella-palvelun avulla. Voit sen kautta sopia itsellesi tapaamisia puheenvuorojen lomaan.

Ellet pääse tällä kertaa mukaan, voit myöhemmin tutustua tapahtumaan katsomalla videokoosteen ja tutustumalla esityksiin Valtio Expon uudistuneilla sivuilla.

Ismo Tikka

henkilöstö talous

Mikä ihmeen Kieku?

Kiekua käyttää jo yli 44 000 valtiolla työskentelevää. Todennäköisesti kaikki heistä eivät tiedä, mikä se Kieku oikeastaan on ja miksi se on koko valtionhallinnossa käytössä. Tiedätkö sinä, mistä Kiekussa on kyse?

1. Mikä se Kieku on?

Kieku on valtion yhteinen tapa toimia talous- ja henkilöstöhallinnossa. Kaikki valtion virastot ja laitokset sekä talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus tuottavat talous- ja HR-palveluita yhteisellä tavalla ja yhteisellä Kieku-järjestelmällä. Kaikki valtion palveluksessa käyttävät Kieku-järjestelmää HR-asioissaan – kuten hakiessaan vuosilomaa ja poissaoloja sekä kohdentaessaan työaikaa.

2. Mitä Kieku tarkoittaa jokaiselle valtiolla työskentelevälle?

Kaikki valtion palveluksessa olevat saavat käyttöönsä Kieku-portaalin, jonka kautta he hakevat lomat ja poissaolot. Siinä he myös kohdentavat työaikansa ja sieltä he hakevat palkkalaskelmansa.

Tunnustan: työajan kohdentaminen on monelle aluksi todella hankalaa. Olennaista on tietää, mille seurantakohteille työaikaa kohdennetaan ja millä tarkkuudella kohdennukset tehdään. Esimiesten tulee ohjeistaa, mille seurantakohteille työaikaa kohdennetaan, ja kertoa, miten tietoa hyödynnetään. Työaikaa kannattaa kohdentaa enintään puolen tunnin tarkkuudella.

Palkkalaskelma tulee verkkopankin sijaan Kieku-portaaliin. Palkkalaskelma tulee portaaliin ennen palkanmaksupäivää. Palkkalaskelmat näkyvät portaalissa 18 kuukautta. Viraston tietoliikenneratkaisuista riippuu, voiko käyttää Kieku-portaalia muualla kuin työpaikalla. Mikäli organisaation verkkoon voi kirjautua ulkopuolelta, ovat Kiekun portaalitoiminnot käytettävissä ajasta ja paikasta riippumatta. Jos henkilö on pitkään poissa, kuten pitkällä sairaslomalla tai vanhempainvapaalla, pyynnöstä hänelle lähetetään palkkalaskelma postitse.

Kieku-portaalissa haetaan vuosilomat. Järjestelmä näyttää ajantasaisen tiedon lomapäivistä, joita henkilöllä on käytettävissään. Kieku-portaalissa voidaan myös katsoa oman tiimin lomakalenteria.

3. Entä mitä Kieku tarkoittaa esimiehille?

Useimmissa organisaatioissa Kieku on tuonut muutoksia esimiehen rooliin. Kieku-ratkaisu tukee ammattimaista esimiestyötä. Esimiehet toimivat työnantajan edustajana ja hoitavat Kieku-portaalin kautta esimiestehtävään kuuluvia henkilöstöhallinnon toimenpiteitä. Asiasta riippuen esimiehet joko esittelevät tai ratkaisevat henkilöstöasioita portaalissa.

Kieku-ratkaisun myötä virastot siirtyvät käyttämään valtion yhteistä seurantakohdemallia. Esimiesten on oleellista ymmärtää koodien välillä oleva yhteys: mitä ydintoimintoja tehdään omassa yksikössä ja mitä suoritteita tai projekteja ne tuottavat, miten ne vaikuttavat laskujen kirjaamiseen, mitä tukitoiminnot ovat ja milloin niille kohdennetaan työaikaa tai kirjataan laskuja. Jotta työajan kohdennukset onnistuvat, esimiesten tulee ohjeistaa alaisiaan, mitä seurantakohteita yksikössä käytetään ja kuinka tarkalla tasolla työaikaa on mielekästä kohdentaa.

Poissaolosi ajaksi esimies merkitsee Kieku-portaaliin itselleen sijaisen henkilöstöasioissa. Sijaisen ei tarvitse työskennellä samassa yksikössä eikä hänen tarvitse työskennellä samalla organisaatiotasolla. Ratkaisevaa on, että sijainen on Kieku-järjestelmässä esimiesroolissa eli hän hoitaa muutoinkin esimiestehtäviä ja hänellä on niihin riittävä osaaminen. Sama henkilö ei välttämättä toimi sijaisena substanssitoimintaan liittyvässä johtamisessa.

Kieku mahdollistaa monipuolisen raportoinnin esimiehille ja projektipäälliköille. Raporteista on mahdollista tehdä suosikkeja ja jakaa niitä muille sisäisesti.

4. Miksi Kiekua tarvitaan?

Kieku on osa valtion talous- ja henkilöstöhallinnon kokonaisuudistusta, joka aloitettiin vuonna 2004. Tuolloin valtion talous- ja henkilöstöhallinnon tuottavuudessa oli parantamisen varaa noin 40 prosenttia. Tästä puolet on saatu aikaan taloushallinnon digitalisoinnin ja palvelukeskusmallin avulla. Toinen puoli saadaan aikaan käyttämällä Kiekua ja keskittämällä toimintoja.

Lisäksi 2000-luvun alussa oli käytössä yli sata virastokohtaista talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmää, joiden elinkaaren päättyminen oli tiedossa. Sadan erillisen korvausinvestoinnin sijaan on taloudellisesti mielekästä toteuttaa korvausinvestointi kaikille yhteisenä.

Kiekusta on myös muita hyötyjä. Esimerkiksi Kieku tarjoaa sähköiset välineet esimiestyön tekemiseen ja ajantasaisen tiedon henkilöstöstä. Yhteinen toimintamalli mahdollistaa yhteisen ohjauksen ja toiminnan kehittämisen talous- ja henkilöstöhallinnossa. Yhteiset toimintatavat ja järjestelmä luovat mahdollisuuksia siirtyä virastosta toiseen talous- ja henkilöstöhallinnon tehtävissä.

5. Mitä nimi Kieku tarkoittaa? Mistä se on keksitty?

Kieku ei ole lyhenne vaan se on erisnimi. Eikä se tarkoita mitään. Muiden erisnimien tapaan se kirjoitetaan muodossa Kieku. Älä siis HUUDA ja kirjoita sitä muodossa KIEKU.

Mistä Kieku on sitten alun perin saanut nimensä, kun se ei kerran tarkoita mitään? Sitä me kaikki olemme jossain vaiheessa miettineet… ja lopulta vain tottuneet nimeen.

Jos olet ollut mukana valmistelemassa uusia hankkeita ja projekteja, tiedät, miten tuskallista niiden nimeäminen on. Nimen pitäisi olla naseva ja helposti muistettava: valtion talous- ja henkilöstöhallinnon muutos- ja kehittämishanke ei ole sellainen. Eikä sitä kukaan edes jaksa kirjoittaa tuollaisenaan: siitähän tulisi vähintäänkin VTHMK.

Oma teoriani Kieku-nimen keksimisestä on seuraava. 2000-luvun alkuvuosina Valtiokonttorissa alettiin valmistella valtionhallintoon talous- ja henkilöstöhallinnon kehittämishanketta, jossa on tarkoitus yhtenäistää prosesseja ja järjestelmiä. Ryhmä ihmisiä istui tuntikaupalla suunnittelemassa hanketta. Lopuksi väsyneille osallistujille esitettiin kysymys, mikä nimi hankkeelle annetaan. Nimen pitäisi olla lyhyt, napakka ja mieleenpainuva. Keksittiin joukko Val-alkuisia nimiä, kunnes joku totesi: ”Kun meillä Valtiokonttorissa on jo Kaiku-palvelut, eikö meillä voisi olla myös Kieku-hanke?”

 

Kieku pähkinänkuoressa

  • Kieku tarkoittaa valtion yhteistä tapaa toimia talous- ja henkilöstöhallinnossa sekä yhteistä Kieku-järjestelmää.
  • Kiekun käyttöönotot päättyvät lokakuussa 2016.
  • Valtion yhteistä Kieku-järjestelmää käyttää silloin noin 63 000 virkamiestä.
  • Kieku-hanke maksaa yhteensä 125,3 miljoonaa euroa.

 

Lue lisää Valtiokonttorin verkkosivuilta.