Kategoria

henkilöstö

henkilöstö ilmiöt

Happily ever after – minkälaisia tarinoita henkilökierrosta sinä haluat kuulla?

”Ilmoittauduin henkilökiertoon ja minut valittiin. Kun kerroin tästä esimiehelleni, hän tipahti tuolilta. Kuukauden selvittelyn jälkeen sain kuulla, etten pääsekään lähtemään. Turhauttavaa.”

”Tiimini jäsen tuli eräänä perjantaina kertomaan minulle iloisesti tulleensa valituksi viraston x henkilökiertotehtävään. Tipahdin tuolilta. Asia tuli minulle täydellisenä yllätyksenä. Yritin koota itseni ja kerroin palaavani asiaan. Tiimilleni oltiin antamassa uutta tehtävää ja tarvitsin kaikki kynnelle kykenevät avukseni tehtävän rakentamisessa. En myöskään tiennyt kunnolla, mitä henkilökierto tarkoitti. Soitin paniikissa suoraan henkilöstöpäälliköllemme. Selvitimme asiaa HR:n, tulosalueemme johdon ja muiden esimiesten kanssa. Lomien vuoksi pystyimme ilmoittamaan henkilökierrosta innostuneelle tiimini jäsenelle vasta kuukauden viiveellä, ettei henkilökierto onnistu. Hän ei meinannut ollenkaan ymmärtää, miksi ei. Turhauttavaa.”

Myönteisiä tarinoita henkilökierrosta on paljon. Mutta myös niitä, joissa homma ei ole toiminut alkuunkaan. Vaikka edellä on kerrottu vain yhden henkilökierron tarina, olisin toivonut senkin onnistuvan. Pidän tarinoista, joissa on draamaa, mutta onnellinen loppu. Miten draaman kaari käännetään?

Suunnitelmallisuudella. Onnistunut henkilökierto edellyttää hyvää käsikirjoitusta – suunnitelmallisuutta kaikilta osapuolilta ja päälle paljon keskustelua. Jotta kukaan ei tipahtaisi tuolilta tai turhautuisi. Organisaatio voi kirjoittaa oman tarinansa henkilökierrosta. Kertomuksen, jolla on monta kertojaa ja useita sivujuonia, mutta yksi onnellinen loppu. Organisaation johto yhdessä HR:n kanssa näyttää suuntaa sanomalla kyllä henkilökierrolle, mutta tarinan todellisia sankareita ovat esimiehet ja työntekijät.

Esimiehen kannattaa kartoittaa ne tiiminsä tehtävät, joissa henkilökierto toimisi parhaiten osaamisen kehittämisen työkaluna. Keskustellessaan tiimiläistensä kanssa osaamisen kehittämisestä esimies voi nostaa henkilökierron esille yhtenä vaihtoehtona. Koska onnistuminen on myös asenne, on hyvä pitää mieli avoinna: jos henkilökiertoon lähteminen ei onnistu juuri silloin kun tiimin jäsenelle tarjotaan mahdollisuutta, on esimiehen perusteluiden lisäksi hyvä pohtia yhdessä työntekijän kanssa sopivampaa ajankohtaa. Edellyttäen että henkilökierto on kyseisen tehtävän osaamisen kehittämisessä mielekästä.

Tämä tarina on interaktiivinen. Myös työntekijät kirjoittavat sitä. Henkilökierrosta kiinnostunut työntekijä kertoo esimiehelleen kiinnostuksestaan. Hän keskustelee esimiehensä kanssa siitä, kuinka henkilökierto tukisi osaamisen kehittämistä juuri hänen tehtävässään ja siitä, milloin olisi sopiva aika töiden kannalta hypätä hetkeksi toisiin tehtäviin. Kun oikea hetki ja tehtävä löytyvät, työntekijä on aktiivinen henkilökierron tavoitteiden määrittelyssä.

Pelkkä punainen lanka ei riitä. Onnellinen loppu vaatii muitakin värejä. Uskon kuitenkin, että suunnitelmallisuus on haluamani onnellisen lopun pohjaväri. Tarinan juju.

Haluatko kuulla lisää tarinoita henkilökierrosta? Niitä kerrotaan Valtio Expossa keskiviikkona 10.5. paneelissa ”Koeajossa henkilökierto – jalka pois jarrulta ja kaasu pohjaan?” Kyydissä henkilökierrossa olleita, esimiehiä ja HR.

Tarinoita ja lyhyen oppimäärän henkilökierrosta valtiolla löydät myös Valtiokonttorin kotisivuilla > Henkilökierto

Onnellisten loppujen puolesta,

Anna Hokkinen

digitalisaatio henkilöstö

Juna ei pysähdy tässä – varo ettet unohdu laiturille

Länsimetro antaa odottaa itseään, mutta syksyn alusta olemme jo harjoitelleet sen tuloa lyhyemmillä metrojunilla ja tiheämmillä vuoroväleillä. Metroasemille raiteiden viereen ilmestyivät myös keltaiset teippaukset, jotka kolmella kielellä opastavat, että siinä kohtaa on turha norkoilla – juna ei pysähdy tässä! Kaikessa viattomuudessaankin ne julistavat Sääntö-Suomen vähemmän iloista sanomaa: ei, ei, ei! Harkittiinko edes vaihtoehtona vihreää teippausta, joka kutsuisi: ”Ole hyvä, nouse junaan tästä!”

Ponnistavatko Slush-palkitut toimijat tai menestyneet yritykset – vanhat ja uudet- siitä, että ne pohtivat sitä, miten ei pitäisi toimia? Onko ”EI” ollut niiden käyttövoima? Tuskin. Niiden tarinat kertovat ”KYLLÄ, me teemme tämän” –asenteesta. Samoin ne kertovat intohimosta, antautumisesta työlle ja uskosta omaan tekemiseen. Ne kertovat luottamuksesta henkilöstöön ja yksilöihin.

Miten meidän työyhteisössä?

Mieltä kaihertaa ajatus siitä onko ei-ajattelu pesiytynyt työyhteisöjemme arkeen paikkoihin, joissa se salakavalasti torpedoi mahdollisuutemme menestyä. Meidät on kyllästetty lukuisilla ohjeilla, joiden lähtökohta on rajaaminen tai suoranainen kieltäminen. Enemmistön toimintaa suitsitaan säännöillä, jotka on laadittu vähemmistön eli mahdollisten väärintoimijoiden ehdoilla.

Ja jotten tulisi väärinymmärretyksi: en haikaile anarkiaa ilman ainoatakaan sääntöä. Kyllä pelisääntöjä tarvitaan, ne tuovat arkeen sujuvuutta, jolloin voimme keskittyä varsinaiseen tekemiseen. Taitolaji onkin se, mistä ja miten sääntöjä luomme. Mitkä asiat luotamme fiksujen, vastuullisten ja harkintakykyisten yksilöiden oman ajattelun varaan? Mihin sävyyn sääntömme luomme?

Meidän odotetaan digiloikkivan kohti tulevaisuutta. Sen loikan pituuteen ja lennokkuuteen vaikuttaa olennaisesti se, onko arkisen aherruksemme polku viitoitettu keltaisin EI-tarroin vai vihrein KYLLÄ!-opastein.

 

Helena Kanervo

henkilöstö ilmiöt

Onko virasto ja tekeminen urautunutta? – Henkilökierto rohdoksi anemiaan

Ylen aamu-tv:n haastatteleman esimiesvalmentaja Helka Pirisen mukaan suomalaisia vaivaa töissä bored out eikä burnout. Vapaa-aikana hankitaan ihania kokemuksia ja työarki on puurtamista – ja sekös kyllästyttää. Ainakin iltapäivälehdistön mukaan elokuussa ilmeni joukkoahdistus, kuten Onks pakko mennä takaisin töihin? –kirjoituksessa todettiin.

Kiireen keskelläkin esimiesten olisi pyhitettävä aikaa työyhteisössä keskusteluille, jotta työntekijöiden motivaatiotekijät saadaan kaivettua esille ja draivivaihde päälle, Pirinen toteaa haastattelussa. Henkilökierto rohdoksi anemiaan siis. Organisaation osaaminen koostuu sen työntekijöistä ja heidän on pidettävä huoli oman osaamisensa tasosta ja ajantasaisuudesta. Johdon suunnalta kaivataan osoitettua kiinnostusta henkilöstön osaamisen kehittämiseen ja ajatuksia siihen, millaista osaamista tässä organisaatiossa tarvitaan seuraavien vuosien kuluessa. Tarvitaan strategista henkilöstösuunnittelua ja viestimistä pitkän ajan tavoitteista, jotta henkilöstö osaa kehittää osaamistaan siihen suuntaan, mille organisaatiossa on kysyntää.

70-20-10

70-20-10 –mallissa 70 prosenttia osaamisesta kehittyy työtä tekemällä, 20 prosenttia vuorovaikutuksessa työyhteisön kanssa ja vain 10 prosenttia osaamisesta kehittyy perinteisessä aikataulutetussa koulutuksessa.  Luokkahuoneissa käytettyjä koulutuspäiviä ei pidetä vaikuttavina osaamisen kehittämisessä, sen sijaan työssä oppimisen merkitys korostuu. Oppimista työtä tekemällä tapahtuu organisaation sisällä, tai toisessa henkilökierron avulla – ja tämän tulisi olla myös esimiesten tahtotila. Kuten Pirinen tuo haastattelussa esille, työntekijöiden on verkostoiduttava niin sisäisesti kuin yhteistyökumppaneiden ja asiakkaiden kanssa, sillä luovuus ja innovaatio tulevat muualtakin kuin organisaation sisältä.

Organisaatio, ja valtionhallinto kokonaisuutena, kasvattaa osaamispääomaansa suhtautumalla positiivisesti sisäiseen liikkuvuuteen. Nykyään ajatus henkilökierrosta tulee useimmiten työntekijän esittämänä. Osaamisen kehittämisen välineenä henkilökierron ei pitäisi olla kiinni vain henkilön omasta mielenkiinnosta ja aktiivisuudesta. Toisaalta työntekijän aktiivisuus voi herättää työnantajissa tyrmäysreaktion ja vaatimuksen, että toteutuakseen ja onnistuakseen henkilökierron on oltava puhtaasti työnantajalähtöistä. Onko lopulta väliä kumpi tekee aloitteen?

Kaadetaan raja-aitoja ja jaetaan yhteistä osaamistamme.

Henkilökierto ja kevään pilotti valtionhallinnossa

Valtionhallinnon henkilökiertopilotissa oli keväällä ilmoitettu yhteensä 80 henkilökiertotehtävää, joihin tuli 344 ilmoittautumista. Ilmoittautumisajan päätyttyä virastoissa laaditaan suunnitelmia henkilökiertojen toteuttamiseksi. Virastojen kanssa on sovittu tavoitteeksi, että jokaiselle ilmoittautuneelle pystytään syyskuun loppuun mennessä kertomaan, suunnitellaanko häntä henkilökiertoon.

Jenni Hopia

 

henkilöstö ilmiöt

Onks pakko mennä takaisin töihin?

Viimeisetkin lomalaiset alkavat olla palanneet töihin ja asiakkaatkin alkavat aktivoitua – piiri pieni pyörii taas meillä täällä Valtiokonttorillakin. Vaikka jotkut onnekkaat vielä vapaistaan nauttivatkin, huomaa lomakauden loppumisen ja syksyn lähestymisen viimeistään siitä, kun lehdissä alkaa näkyä otsikoita kuten:

Ahdistaako töihin paluu? tai Lomaltapaluu ahdistaa ja masentaa suomalaisia.

Positiiviseempaan otteeseen pyrkiviä otsikoitakin näkee ja erilaiset listat ovat aina suosiossa:

Ottaako lomaltapaluu päähän? Tässä 8 helpottavaa vinkkiä.

Tällaisia otsikoita kun selaa, niin ihmekös, jos hiukan ahdistaa tai ottaa pannuun. Näinhän meidän selvästi opetetaan suhtautuvan lomanjälkeiseen aikaan ja elämään. Siis enimpään osaan aikuisesta elämästämme.

Iltasanomien mukaan 80 % työhön palaajista on tilanteestaan ahdistuneita. Kyselyyn vastanneiden kommentteja kun lukee, pahaolo on vahvasti läsnä. Eräs kirjoittaa ”Loman loppuminen on koko ajan mielessä ja ahdistaa pahasti. Tuntuu, että oma elämä loppuu loman mukana.” Näin pahasti eivä asiat täällä Valtiokonttorilla toivottavasti kenelläkään ole. MTV.fi taas kertoo, että reilu kolmannes suomalaisista on kokenut masennusta tai alakuloa lomalta arkeen palattuaan ja puolet suomalaisista kertoo yli viikon mittaiselta lomalta palaamisen olevan jo vaikeaa. Aika surullista luettavaa, kun ottaa huomioon kuinka suuren siivun elämästämme työt lohkaisevat.

Ei hätää, apu on lähellä!

Ensiavuksi lomaltapaluun traumaan MTV.fi tarjoaa nukkumista, omaa aikaa ja rentoutumista sekä laatuaikaa ystävien ja perheen kanssa. Äkkiseltään voisi kuvitella, että nyt on toimittajalla mennyt listat sekaisin ja tässä on kyse siitä, mitä suomalaiset lomaltaan toivovat. Mantrat arjen harmaudesta ja työssäkäynnin elämää kurjistavasta vaikutukseta ovat kyllä menneet hyvin perille, jos tuon sisältöisestä muistilistasta saa ihan artikkelin aikaiseksi. 

Talouselämä pitää kiinni lupauksestaan ja listaa kahdeksan asiaa lomaltapaluun aiheuttamaan pahaamieltä parantamaan. Henkilökohtainen suosikkini on listan viimeinen kohta: Muista, että kesä ja elämä jatkuvat, vaikka loma tältä erätä loppuukin. Tee siis työpäivän jälkeen pieniä hauskoja asioita, joista sinä pidät. Mene harrastamaan, ulos syömään, elokuviin.

Vaikuttaisi siis siltä, että lomaltapaluuahdistusta lieventää laadukas arki. Shocking! Väittäisin kuitenkin, että nukkuminen, rentoutuminen ja itselleen mieluisten asioiden harrastaminen tekevät elämästä siedettävämpää myös lomakausien välillä, eikä ainoastaan akuuttina hoitona lomaltapaluuahdistukseen. Ehkä voisi myös kokeilla luopua siitä suomalaisiin niin syvään juurtuneesta tavasta elää vain lomia varten.

Vaikka toki, koska meillä valtiolla on lomaa hieman tavallista runsaammin, saamme me virkamiehet loman odotuksesta keskivertokansalaista enemmän sisältöä elämäämme. 

Ida Nummelin

 

henkilöstö ilmiöt

Ymmärrettävyys asiakasviestinnän avaimena

Virkamiehen on joskus vaikea luopua virkamiesidentiteetistään ja laskeutua kansalaisen tasolle tavassaan viestiä. Vielä harmittavan voimakkaasti byrokraattisuuteen nojaavassa viestintäkulttuurissa unohtuu usein, kenelle kirjoitetaan ja kenelle informaatiota pyritään välittämään. Suomalaiseen viranomaisperinteeseen on kuulunut voimakas kapulakielisyys, josta ollaan pikku hiljaa luopumassa ja siirtymässä kohti tasaveroisempaa ja henkilökohtaisempaa viestintää, jonka sävynä on enneminkin aito ystävällisyys kuin jäykkä kohteliaisuus.

Ymmärrettävä ja selkeä kieli avaa asiat myös asiakkaalle. Itsestään selvää lienee se, että asiantuntijalle itsestään selvä asia on harvoin itsestään selvä asiakkaalle. Valitettavan usein ymmärrettävyys kuitenkin kärsii, kun tämä unohtuu informaatiota ulospäin suunnattaessa. Usein syynä ovat aikataulupaineet, joskus taas se, että kapulakieliset ilmaukset ovat niin syvään juurtuneita, ettei itsekään osata niitä selkosuomella ilmaista.

Selkeästi ajateltu on selkeästi kirjoitettu, opetettiin joskus koulussa.

Selkeys, ensimmäinen askel ymmärrettävyyteen

Selkokielisyys nousee esille usein maahanmuuttaja-asioiden yhteydessä, mutta aiheellista olisi keskustella selkokielisyydestä myös siinä, miten viranomaiset ja virkamiehet viestivät kantasuomalaisille. Ammattijargonin käyttöön syyllistytään toki varmasti jokaisella alalla, mutta kapulakielisyydessään ovat virkamiehet ja viranomaiset aivan omaa luokkaansa. Erityisesti, kun ottaa huomioon kenelle viestit on usein suunnattu.

Selkokielisyyden ei tarvitse merkitä yliyksinkertaistamista tai rautalangasta vääntämistä. Esimerkiksi tarpeettomien passiivien ja hankalien lauserakenteiden karsimisella pääsee jo pitkälle. Konkreettisten, asiakkaan kannalta keskeisten asioiden kertomisen tulisi nousta avainasiaksi. Jotta viesti voi mennä perille, on ihmisen ymmärrettävä, mitä hänelle kerrotaan. Parhaiten tämä onnistuu nimenomaan konkretian kautta.

Esimerkki: Oman toimialani kuvaus Valtiokonttorin kotisivuilla on pääasiallisesti lainattu suoraan lakitekstistä, pykälät vain puuttuvat.

”Tapaturmalla tarkoitetaan ulkoisesta tekijästä johtuvaa äkillistä ja odottamatonta tapahtumaa, joka aiheuttaa työntekijälle vamman tai sairauden. Työtapaturma tapahtuu työntekijälle työssä, työntekopaikan alueella tai työntekopaikan alueen ulkopuolella työtehtävissä.”

Hienoa on, että tapaturman määritelmä on vihdoinkin saatu lakiin, mutta lakitekstiä ei kai ole välttämätöntä käyttää viestinnän välineenä. Vaikka määritelmä meille virkamiehille onkin hyvin selkeä, ei se asiakkaalle kovin konkreettinen ja helposti ymmärrettävä ole. Tästä kielii jo se, kuinka usein puhelimen toisessa päässä ei ymmärretä, miksi juuri heidän vahinkoaan ei voida työtapaturmaksi luokitella.

Konkreettisilla ilmauksilla ja asiakaslähtöisellä sävyllä vaikutetaan paitsi tekstin ymmärrettävyyteen myös siihen miltä teksti lukijasta tuntuu. Hankala ja joskus epätyydyttäväkin sisältö muuttuu lukijalleen helpommin sisäistettäväksi ja vastaanotettavaksi, kun tekstin sävy on mietitty miellyttäväksi. Pyrimme työssämme aitoon asiakaslähtöisyyteen, mutta valitettavasti ylläkuvatun kaltainen viestintä ei sitä kuvaa välttämättä ulospäin välitä.

Pois piilosta kapulakielen takaa

Se, miltä teksti lukijasta tuntuu, vaikuttaa myös siihen, minkälaisen kuvan lukija lähettäjästä tai lähettäjän edustamasta organisaatiosta saa. Kun tavoitteena on karistaa byrokraattisuuden ja virkamiesmäisyyden tomut taakse, on tärkeää tuoda se esille kaikessa tekemisessä. Kapulakielisyys etäännyttää asiantuntijan asiakkaastaan ja toistaa perinteistä kuvaa virkamiehestä, joka on nostanut itsensä tavallisen kansan yläpuolelle.

Usein jäykän ja hankalasti ymmärrettävään tekstiin johtaa myös pyrkimys esiintyä kohteliaasti. Eikä kohteliaisuudessa sinänsä mitään vikaa olekaan. Kuitenkin, jos kohteliaisuuden tavoittelu johtaa siihen, ettei asiakas ymmärrä, mitä hänelle yritetään viestiä, mennään pahasti vikaan.

Kohteliaisuuden tulisi aina lähteä asiakkaan tarpeista, ei organisaation itselleen luomista normeista. Suurin osa ihmisistä pitää siitä, että heitä lähestytään henkilökohtaisesti ja että viestinnässä välittyy selkeästi ihmisen ääni – ihmisiähän me virkamiehetkin olemme. Hyvä esimerkki tästä on Teitittely, joka edelleen monessa yhteydessä mielletään äärimmäisen kohteliaaksi tavaksi puhutella asiakasta. Tosiasiassa teitittelyä kuitenkin vierastetaan voimakkaasti ja eniten sitä vierastavat keski-iän ylittäneet naiset. Teittely saa ihmisen tuntemaan itsensä vanhaksi, eikä kukaan nykyään halua tuntea itseään vanhaksi. Ystävällisyys sen sijaan on universaalia, eikä herätä useimmissa kuin positiivisia tunteita.

Tavoitteena ymmärrettävä informaatio

Toki asiateksti on erilaista kuin puhekieli ja monesti virkamiesten viestinnän asiakaslähtöisyyttä hankaloittaa esimerkiksi tarve viitata lakiin tekstissään. Tämän ei kuitenkaan tarvitse merkitä sitä, että teksti on asiakkaalle liian hankalaa ymmärtää. Tähän on tapaturmakorvauspalveluissa lähdetty keskittymään voimakkaasti. Teitittelystä on luovuttu, lakipykälät on siivottu pois leipätekstistä ja niin kutsut vakiofraasit on korvauspäällikön johdolla ja Kotimaisten kielten keskuksen kanssa yhteistyössä uusittu entistä selkokielisemmiksi.

Esimerkki: Alla ensin vanha päivärahafraasi ja toisena uusi versio.

”Päiväraha työkyvyttömyysajalta on saman suuruinen kuin työnantajanne maksama palkka, ja se maksetaan työnantajallenne.”

”Koska saat sairausajaltasi palkkaa, maksamme päivärahan korvauksena työnantajallesi. Päiväraha on saman suuruinen kuin saamasi sairausajan palkka.”

Asiahan on täysin sama, mutta jälkimmäistä ei tarvitse lukea kahteen kertaan varmistuakseen siitä, mitä on maksettu ja kenelle.

Loppuun vielä kotitehtävä:

Miten edellä esitetyn tapaturman määritelmän voisi kääntää selkosuomelle?

Ehdotuksia voi jättää kommentteihin.

Ja muistisääntö:

KISS eli Keep It Simple Stupid

Ida Nummelin