All Posts By

Viestintä Valtiokonttori

digitalisaatio

Verkkolaskut maksetaan ajallaan

Suomen valtio on jo pitkään vaatinut verkkolaskuja toimittajiltaan. Edelleen on kuitenkin jouduttu antamaan erinäisistä syistä poikkeuslupia paperilaskujen vastaanottamiseen. Tämä ei tunnu kovin viisaalta ja kestävältä ratkaisulta.

Kun digitalisaatio etenee yhteiskunnassa, myös taloushallinnon raportointi muuttuu sähköiseksi. Vuosi 2025, jolloin valtio ottaa vastaan ainoastaan sähköisiä kuitteja, tulee vastaan yllättävän pian. Nyt on oikea aika valmistautua muutokseen.

Rakenteisen sähköisen laskun hyödyt ovat kiistattomat. Valtiohallinto voi käsitellä sähköiset laskut pääosin automaattisesti, jolloin verorahojen käyttöä voidaan säästää muihin järkevämpiin vaihtoehtoihin – manuaalista taloushallintoa ei kannata tukea kansalaisten rahoilla.

Säästöjä on saatavissa myös sähköisen laskun lähettäjälle. Sähköisen laskun hyödyt tulevat kasvamaan, kun digitalisaation laajenemisen myötä sähköinen raportointi lisääntyy. Yrittäjän työt helpottuvat. Kallista aikaa on mahdollista käyttää siihen, mihin yrittäjä haluaakin sitä käyttää, eli varsinaisen ydintoimintaan.

Yrittäjäpuolelta on kuulunut usein ääniä, että laskut maksetaan myöhässä ja tämä on osaltaan myötävaikuttamassa yrityksen käyttöpääoman niukkuuteen. Pahimmissa tapauksissa tämä taas voi vaatia kalliitakin rahoitusjärjestelyjä.

Valtio ei maksa laskuja myöhässä, varsinkaan silloin, kun laskut ovat tulleet verkkolaskuina. Vaikka postin kulussa olisi viiveitä, verkkolaskut kulkevat. Valtion maksuehto on 21 päivää. Lisämausteena maksamismenettelyihin on tulossa vielä mahdollinen toimittajarahoitus: jos lasku on sisällöltään oikea ja se voidaan käsitellä automaattisesti valtion hallinnossa, toimittaja voi saada suorituksen ennen yllä mainittua 21 päivän maksuaikaa toimittajarahoituksen kautta.

Toimittajarahoitus hinnoitellaan valtioriskillä. Tällöin rahoituskulut yrittäjälle tulevat olemaan varmasti pienemmät kuin mitä ne olisivat vaihtoehdolle, jossa yrittäjä hakee suoraan käyttöpääoman rahoitusta pankista. Toimittajarahoituksen järjestäminen on vielä lähtökuopissaan, mutta verkkolaskutus toimii ja takaa sen, että suoritus tulee toimittajalle sovitussa ajassa – 21 päivän kuluessa laskun päiväyksestä.

Nyt korvissani kuuluu jo laskujen toimittajien äänet, ettei heillä ole välineitä tehdä verkkolaskua. Se ei pidä paikkaansa. Jo yksinomaan valtio tarjoaa ilmaisia verkkolaskun laatimismahdollisuuksia, joista löytyvät tiedot Valtiokonttorin kotisivuilta. Tähän sisältyy myös neuvonta, joten yksin ei tarvitse jäädä.

Hyvä valtion yhteistyökumppani, yrittäjä, joka laskuttaa valtiota, valitse verkkolasku. Verkkolasku on nopea ja turvallinen tapa laskuttaa valtiota.

Kirjoittaja:

 

 

 

 

 

 

 

 

Valtiokonttorin maksuliikepäällikkö Keijo Kettunen, puh. 0295 50 2408, keijo.kettunen[at]valtiokonttori.fi

digitalisaatio

Vähemmän puhetta ja enemmän tekoja eKuitin hyväksi

Valtiokonttorin eKuitti-pilotit alkavat valtionhallinnossa loka-joulukuussa 2019. Pilotoinnin päätavoitteena on selvittää, mitä kaikkea sähköisen kuitin osalta tulee kehittää ennen kuin paperikuitit voidaan jättää historiaan. Pilotoinnin tavoitteena on löytää ratkaisuja, joilla kuittien välitys onnistuisi yhtä helposti kuin verkkolaskujen välitys Suomessa.

eKuitin tekninen ja toiminnallinen ohjeistus eKuitin käyttöönottoon ja palveluiden kehittämiseen valmistui kesäkuussa päättyneen RTECO-hankkeen tuloksena. Voidaan olettaa, että tarvittavat palikat ovat vihdoin koossa. Valtiohallinnossa koettiin, että nyt onkin oikea aika ottaa tärkeä askel selvittelypaperista eteenpäin ja aloittaa eKuittien testaaminen.

Kohti reaaliaikataloutta

Valtio haluaa olla edelläkävijä sähköisen taloushallinnon kehittämisessä. Tähän asti rakenteisten kuittien puuttuminen on jarruttanut voitonmarssia. Ei enää. Kun kuitin tiedot ovat rakenteisessa muodossa, tiedon pohjalta voidaan reaaliaikaisesti päivittää taloushallinnon järjestelmää.

Valtion kanssa toimimisesta halutaan tehdä entistä sujuvampaa. Rakenteisen kuitin todellinen arvo piileekin siinä, että kuitteihin tallentuva tieto esimerkiksi ostotapahtumasta liikkuu saumattomasti toimijoiden välillä. Mitä tämä sitten tarkoittaa käytännössä?

Pilotoinnissa selvitetään, miten valtiolle tuleva rakenteinen kuittitieto voidaan saada automaattisesti valtion matka- ja kuluhallintajärjestelmään. Rakenteisia kuitteja ei ainakaan aluksi saada kaikilta, minkä takia pilotin aikana etsitään myös kuvakuitin osalta erilaisia kehitysmahdollisuuksia, joilla saavutetaan hyötyä olemassa olevaan prosessiin, siihen asti kunnes rakenteiset kuitit saadaan kaikilta.

Valtio siirtyy sähköisiin kuitteihin vuoteen 2025 mennessä. Silloin rakenteisen kuittitiedon olisi tallennuttava kaikista valtion korteilla tehdyistä ostoksista.

Ovatko järjestelmät valmiita rakenteisen tiedon käsittelyyn?

Valtion virastostoista Patentti- ja rekisterihallitus aloittaa tarjoamaan sähköistä kuittia asiakkailleen. Aluksi kuitti on kuvamuodossa, mutta jatkossa kehitystyön edetessä kuitti tulee olemaan rakenteisessa muodossa. Myös Valtionrautatiet (VR) tarjoaa sähköpostikuittia matkalipun ostosta.

Pilotissa pieni joukko virkamiehiä testaa sovittujen kauppakumppanien kanssa kuitin välitystä ostotapahtumasta matka- ja kulunhallintajärjestelmään. Pilottikokemuksia saadaan kaikille. Kauppiaat ja heidän palveluntarjoajat voivat testata, mitä heidän täytyy vielä omissa järjestelmissään tehdä, jotta rakenteinen kuittitieto saataisiin eteenpäin.

eKuittia on edistetty useissa hankkeissa vuodesta 2017 alkaen. Esimerkiksi Taltio-hankkeen TALTIO-eKuitti-osuudessa luotiin eKuitti-infrastruktuurimäärityksiä ja rakenteisen eKuitin tietosisältövaatimukset, jotka kuvattiin myös Finvoice-verkkolaskun tietokenttiin.

Kaikki mukaan kuittitalkoisiin

Valtio siirtyy sähköisiin kuitteihin vuoteen 2025 mennessä. Silloin rakenteisen kuittitiedon olisi tallennuttava kaikista valtion korteilla tehdyistä ostoksista. Järjestelmien kehittämisessä täytyykin ryhtyä tuumasta toimeen, jotta eKuittia voitaisiin tarjota ostosten yhteydessä tavoiteaikataulussa.

Kaikki, jotka haluavat tarjota rakenteista kuittia, ovat tervetulleita mukaan pilotoimaan Valtiokonttorin kanssa.

Kirjoittaja: johtava taloushallinnon asiantuntija Pirjo Ilola

henkilöstö talous

Yhdessä olemme vahvoja – laatutyö esillä CAF-tapahtumassa Bulgariassa

kuvistuskuva, palapeli

Osallistuimme CAF-käyttäjien yhteiseurooppalaiseen tapahtumaan huhtikuussa Sofiassa, jossa suomalainen osaaminen oli näyttävästi esillä. Minulla oli ilo johdattaa aktiivista ja osaavaa suomalaisryhmää.

Mikä tapahtuma?

Bulgaria isännöi EU-puheenjohtajana kahdeksatta CAF-käyttäjien yhteiseurooppalaista tapahtumaa Sofiassa. Tapahtuma järjestetään joka toinen vuosi ja siitä vastaavat puheenjohtajamaa ja European Institution of Public Administration. Ohjelmassa oli key note -puheenvuoroja ajankohtaisista julkishallintoa koskevista aiheista ja case-esityksiä erinomaisesta toiminnasta. Osallistujia oli yhteensä noin 160.

Danielle Dotto komissiosta puhui julkishallinnon tulevaisuuden haasteista ja megatrendeistä. Globalisaatio haastaa myös julkishallinnon monellakin tavalla. Tuotetaanko kansalaisille palveluja julkisesti vai yksityisesti, pyritäänkö optimoimaan vai pitäisikö sittenkin olla ketteriä? Väestön ikääntyminen asettaa omat haasteensa ja miten hyödyntää digitalisaatiota ja dataa.

CAF-tapahtuma Bulgariassa huhtikuussa 2018_Bulgaria_kuvaMariaSalenius

CAF-käyttäjät ympäri Eurooppaa tapasivat huhtikuussa toisiaan Bulgarian Sofiassa ja vaihtoivat kokemuksia laatutyöstä. Kuva: Maria Salenius, Kuntaliitto.

Suomalaista osaamista

Suomalaiset antoivat hienon panostuksen tapahtumassa case-esittäjinä, fasilitaattoreina ja aktiivisina osallistujina. Museoviraston Raija Linna esitteli kuvakokoelman kehittämistä asiakaslähtöisemmäksi design sprintin avulla. Palvelumuotoilun avulla tapahtuvaa vankilan kehittäminen herätti mielenkiintoa. Voiko palvelumuotoilua käyttää niinkin erityisen organisaation kehittämiseen. Kyllä voi, vakuuttivat Pauli Nieminen Rikosseuraamuslaitoksesta, Anne Sundqvist Senaatista ja Pasi Kaitila Workspacelta. Esittelin Jaana Ilomäen kanssa Kuopion kaupunkiympäristön CAF-malliin kuuluvaa ulkoista palautteenantoa ja se toimi johdantona mallin yhteiseurooppalaiselle kehittämiselle. Tarja Sarjakoski THL:stä, Janne Hyvärinen Salon kaupungista ja Kiia Kuisma Itä-Uudenmaan poliisilaitokselta fasilitoivat esityksiä ja Maria Salenius Kuntaliitosta poimi hyviä käytäntöjä ja vinkkejä esityksistä.

Tapahtuma tarjosi erinomaisen mahdollisuuden tutustua siihen, mitä ja miten muualla Euroopassa julkishallinnossa tehdään. Uskon, että samalla se oli monellakin tavalla rikastuttava kokemus.

Aila Särmälä
Head of Delegation, Finland

Tutustu mainioon videoon CAF-itsearvioinnista (englanniksi):

 

Tapahtuman esitysten materiaali >

ilmiöt kansalaisille

Se siitä! Maija vilkuttaa

Korvausratkaisija Maija Nygård

Tulin sotainvalidien palvelukseen aprillipäivänä 32 vuotta sitten. Silloin sodissamme vammautuneiden asioita hoidettiin Tapaturmavirastossa. Se yhdistettiin Valtiokonttorin kanssa vuonna 1996. Työurani oli kuitenkin alkanut jo aiemmin Elannossa ja vanhempieni pienessä teollisuuslaitoksessa.

Kaikki nämä vuosikymmenet olen tullut tyytyväisenä työhön. Olen tehnyt kaikkea mahdollista mikä sotainvalidien ja sotaveteraanienkin asioiden hoitoon on kuulunut. Olen aina halunnut oppia uutta ja tehdä täysiä työpäiviä. Jos en ole tiennyt vastauksia kysymyksiin, olen ottanut selvää. Jos olen saanut ”omat” työt valmiiksi kesken päivän, olen tarjoutunut auttamaan muita. Siinä sitä oppii yhtä ja toista, syventää osaamistaan.

Sotainvalidien kanssa on tultu tutuiksi

Työhöni on kuulunut paljon puhelintyötä niin invalidien ja heidän omaistensa kanssa kuin sotainvalidien kuntoutuslaitosten palveluneuvojienkin kanssa. Puheluita tulee edelleen 20-30 joka päivä, kysyttävää riittää. Varsinkin vuoden vaihteet ovat todella kiireisiä. Monista asiakkaista on tullut tuttuja vuosien varrella, mutta erityisesti palveluneuvojat ovat käyneet läheisiksi työkavereiksi. Omalla myönteisellä asenteella on asiat saatu hoidetuksi vaikeissakin tapauksissa.

Sillä sotainvalidien osa tässä vaikein on. Alkuun oli todella surullista, kun tuli kuolinviestejä nuoristakin invalideista. Nyt, kun tätä työtä on tullut tehdyksi yli kolmekymmentä vuotta ja kun invalideja on jäljellä vajaa 1500 ja heidän keski-ikänsä on melkein 95 vuotta, ei kuolinviesti enää yllätä, ei ole yllättänyt pitkään aikaan. En kanna työasioita mielessä vapaa-ajalle eivätkä ne tule uniin. Kuolema on osa elämää ja kohtaa meistä jokaisen. Tässä työssä kohtaamisia tulee vaan useammin.

Varamummoilua ja vapaaehtoistyötä

Lähden hyvillä mielin eläkkeelle. Ensin mieheni kanssa tyhjennetään kaapeista turhat rojut kierrätykseen, sitten lomaillaan olympiakisastudiossa pari viikkoa. Ajattelen kouluttautua SPR:n vapaaehtoistyöhön ja jatkan poikani kaverien lasten varamummona. Siskoni asuvat lähellä, heitä tulen tapaamaan entistä enemmän. Ja ”ulkoilutan” miestäni kuten ennenkin, nyt vaan useammin. Tosin vauhdikkaammat kävelyt teen itsekseni.

Olen myös luvannut, että minua voi käyttää seniorina töissä. Monet erikoisemmat sotainvalideihin liittyvät asiat tulevat enää niin harvoin esiin, että en ole ehkä muistanut opastaa asiaa työkavereille. Minulle voi aina soittaa, uskon etten unohda kaikkea heti. Sitä paitsi: toivon pääseväni kesälomittajaksi Valtiokonttoriin vielä ensi kesänä!

Hymyillen töihin!

Juureni ovat Karjalassa, olen evakkojen jälkeläinen, ja olen kasvanut Turun ja Haminan seuduilla. Olen varmaan saanut perintönä hyväntuulisuuden ja sovittelevan luonteen laadun. Omalla asenteella on paljon merkitystä. Sillä voi luoda hyvää henkeä ympärilleen ja on totta, kun sanotaan että metsä vastaa samalla lailla kuin sinne huudetaan. Työyhteisönä Valtiokonttori on ollut mielestäni hyvä, joka puolella taloa olen kohdannut ystävällistä kohtelua. Jokaiselle, itsellenikin, tulee kuitenkin hetkiä, jolloin on tarpeen tullen pitänyt katsoa peiliin ja joskus olen pyytänyt muitakin niin tekemään.

Työkavereilleni jätän sellaiset terveiset että pitäkää lippu korkealla ja tulkaa hymyillen töihin!

Maija Nygård

PS. Maijan viimeistä työviikkoa voit seurata Valtiokonttorin Instagram-tilillä tunnisteilla #valtiokonttorilaiset #viikonkasvo