All Posts By

Martti Kallavuo

digitalisaatio

Valtionavustusten digitalisoinnin esiselvitys valmis – nyt toimeen

Valtiokonttori teki syksyllä 2015 koko valtionhallintoa koskevan selvityksen, jossa yhdessä virastojen ja laitosten kanssa arvioitiin heidän digitalisaatiovalmiuttaan ja kerättiin ideoita digitalisaatiohankkeiksi. Tulokset koottiin keväällä 2016 Valmiina digikiriin -raporttiin ja sen pohjalta Valtiokonttoria pyydettiin arvioimaan yhdessä virastojen kanssa, mitkä hankkeista olisivat potentiaalisimpia toteutettavia. Nämä arviot koottiin Digistartti-raporttiin hankekohtaisine liitteineen. Yksi Digistartti-raporttiin päätyneistä hankkeista oli opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) kanssa työstetty valtionavustusten digitalisointi.

Syksystä 2016 talveen 2017 valmisteltiin VAdigiksi nimettyä esiselvitystä ja vuoden 2016 marraskuussa selvisi, että työlle saadaan Digitalisoidaan julkiset palvelut -kärkihankkeen rahoitusta. OKM asetti esiselvityshankkeen 13.3.2017, työ päättyi valtaosin lokakuussa ja selvityksen loppuraportti julkistettiin 11.12.2017.

Digitalisaation tuki (D9) toimialamme oli aktiivisesti mukana OKM:n vastuulle kuuluneessa hankkeessa allekirjoittaneen vastatessa esiselvityskokonaisuuden operatiivisesta johtamisesta. Lisäksi Anni Leppänen oli meiltä aktiivisesti mukana kevään ja kesän aikana tukemassa valtionavustusten operatiivisen toiminnan kipukohtien etsimistä ja tulevaisuuden toimintatapojen visioimista. Työtä tehtiin palvelumuotoilemalla valituissa pilottikohteissa yhteistyössä avustusten myöntäjien ja hakijoiden kanssa. Lisäksi digijohtajamme Nina Nissilä oli jäsenenä OKM:n Tuula Lybeckin johtamassa ohjausryhmässä.

En tässä mene syvälle esiselvityksen tuloksiin, sillä niistä kerrotaan yllä linkitetyllä julkistussivulla ja lisäksi Tuula tulee kertomaan asiasta mm. Suomidigi.fi:n sivuilla. Osin jäävinä ja subjektiivisena arvionani kuitenkin totean, että työtä tehtiin hyvässä yhteistyössä ja asiakkaita (avustuksia myöntävät ja hakevat tahot) edustaneessa ns. referenssiryhmässä mukana olleet olivat tyytyväisiä tuloksiin ja odottavat nyt tehtyjen ehdotusten toimeenpanoa.

Hankehallinnollisestikin esiselvitys meni hyvin: tavoitellut tulokset pääosin saavutettiin, aikataulu pidettiin ja budjettikin alittui. Alittumisen taustalla on kyllä osin sekin, miksi tulosten kohdalla sanon ”pääosin”. Vielä hankkeen valmisteluvaiheessa tavoittelimme, että valtionavustustoimintaan liittyvän datan analysoinnissa päästään pidemmälle ja mahdollisesti kokeillen tekoälynkin käyttöä analyysin osana. Valitettavasti jouduimme kuitenkin sinänsä muuten hyvin menneen analyysin aikana toteamaan, että riittävän laadukasta dataa ei ollut niin paljon käytettävissä, että vaativampiin analyyseihin olisi kannattanut mennä. Asiaan on siis palattava myöhemmin.

Tärkeimpiä tuloksia oli, että tehokas, läpinäkyvä ja vaikuttava valtionavustustoiminta edellyttää tietoperustan kuntoon laittamista ja tätä koskevaa työtä onkin jo käynnistetty. Lisäksi hankkeessa syntyi visio siitä, että valtionavustustoimintakin kannattaa järjestää markkinapaikan kaltaiseksi alustaksi, jolla hyvät yhteiskunnallisen toiminnan ideat ja niihin rahoitusta tarjoavat avustusohjelmat saadaan dialogiin keskenään ja näin edesautetaan vaikuttavimpien avustuskohteiden löytämistä nykyistäkin paremmin. Tässä hengessä on käynnissä digitalisoidaan valtionavustukset kehityshankkeen valmistelu VM:n ja OKM:n yhteistyönä ja näyttää siltä, että töihin päästään. Samalla on ehdotettu tylsähkön VAdigi-nimen vaihtamista paremmin esiselvityksen jälkeisiä tunnelmiakin kuvaavaan DIVA-nimeen.

digitalisaatio

Asiakkuuden käsite julkishallinnossa

Bengt Holmströminkin nosti eduskuntapuheessaan esille sen, että julkinen hallinto ei voi toimia eikä sitä voi johtaa kuin yritystä. Tämä on myös hyvä muistaa, kun digitalisaatiota edistäessämme puhumme asiakkuudesta.

Yksinkertaistaen yritykselle riittää, että tuotteen tai palvelun ostava asiakas (kansalainen tai yhteisö) on siihen tyytyväinen ja palaa myös ostamaan; syntyy asiakkuus. Yrityksen ei muista kansalaisista tässä yhteydessä yleensä tarvitse välittää.

Julkishallinnossa on monia tilanteita, jos ei jopa valtaosin, joissa ei voida keskittyä vain näihin, sanon suoriin, asiakkaisiin. Sen lisäksi, että julkinen hallinto pyrkii palvelemaan yksittäistä asiakasta mahdollisimman sujuvasti esim. passin myöntämisessä tai lääkäriluvan antamisessa, sen on samalla muistettava oma vastuunsa muista, tässä välillisistä, asiakkaistaan, kansalaisista ja yhteisöistä. Haasteena on siis suoran asiakkaan sujuvan palvelun yhdistäminen muiden asiakkaiden etujen valvontaan. Muuten saadaan jatkossakin lukea valelääkäreistä, väärinkäytetyistä avustusrahoista jne.

Tällä en tarkoita sitä, että pidämme sitkeästi kiinni vanhoista toimintatavoista, mutta tietty määrä tarkistamisia ja ”byrokratiaa” prosesseihin on rakennettava, jotta riittävä valvonta ja suojelu toimii. Sekä silloin, kun annetaan lupia tai rahaa että seurataan sitä, että luvan tai rahan saaja käyttää ne halutulla tavalla. Osin tässä mennään hankintatoimenkin puolelle, kun julkinen hallinto itse on vastuussa palvelun tuloksista ja vaikuttavuudesta riippumatta siitä, kuka on palvelun tuottaja.

Kun siis lähdemme rakentamaan palvelumuotoiluakin hyödyntäen kansalaisten ja yhteisöjen elämäntapahtumiin perustuvia sujuvia digitaalisia asiakasprosesseja, meidän on myös avattava sujuva pääsy kaikkeen siihen sallittuun dataan, jota tarvitsemme tehdäksemme viisaita päätöksiä ja toimiaksemme koko yhteiskunnan etujen mukaisesti.

digitalisaatio ilmiöt talous

Alustatalous tuli, kumppanuus meni?

Anssi Vanjoen haastattelu 2.12. Tekniikka & Talous lehdessä sai pohtimaan otsikon asiaa. Siinä sanottiin: kaupat jäävät paikoiksi, joissa tavaroita käydään katsomassa, minkä jälkeen hinta kilpailutetaan. ”Tulossa on jatkuva huutokauppa kaikesta.” Tähän suuntaanhan on menty, mutta onko tämä todella sitä, mitä halutaan? Vai onko kirjoittaja vain taas tippumassa kelkasta?

Lohdullisempaa viestiä kertoi Sinebrychoffin uusi markkinointijohtaja Alexander Sneen haastattelussaan Markkinointi&Mainonta lehdessä 16.12.2016: ”En usko pitcheihin, uskon suhteisiin”. Tässä yhteydessä pitchaus tarkoittaa tekemisen kilpailuttamista.

Näyttää kuitenkin siltä, että ihmiset ovat yhä enemmän ulkoistamassa kaupallisia valintojaan ja muutakin kanssakäymistään erilaisille alustoille eli välittäjille – vai voiko rumimmissa tapauksissa puhua jopa välistävetäjistä? Johtaen siihen, että vastuu tinkimisestä, mahdollisista vääristä päätöksistä, arvovalinnoista jne. on samalla siirretty muualle ja asiaan ei voida enää vaikuttaa, kun se on muiden hallinnassa.

Vielä jokin aika sitten korostettiin, että kaupallisessakin toiminnassa pyritään pitkäaikaisiin kumppanuuksiin ja ne ovat kummallekin osapuolelle kokonaistaloudellisempi ja parempi vaihtoehto kuin keskittyminen jatkuvaan kilpailuttamiseen halvimman spot-hinnan etsimiseksi. Oli sitten kyse yritysten välisestä tai kuluttajan ja yritysten välisestä toiminnasta. Taustalla saattoi olla ajatus lojaalisuudestakin, jota ei välttämättä haluttu tuhota pelkästään keskittymällä siihen, sainko juuri nyt tänään tässä asiassa halvimman hinnan. Jos todellinen kiinnostuksen kohteeni on kuitenkin muualla ja jo muodostuneen kumppanuuden tuoma luottamus ja helppous on tärkeämpää kuin päivän paras tarjous.

Tämä sama malli ja keikkatalouden henki on uinut työyhteisöihinkin. Työantajien ja työntekijöiden välinen lojaalius on uhattuna ja on helpompaa ja nopeampaa, ja nykyisin yhä hyväksyttävämpääkin, vaihtaa tekijät uusiin ja usein nuorempiin kuin jatkuvan oppimisen nimissä investoida siihen, että yhteistyössä nykyiset tekijät siirtyvät uusiin tehtäviin. Jatkuvan oppimisen mahdollistamisesta – ja vaatimisesta – on kuitenkin tulossa välttämättömyys, jos todella haluamme vaikuttaa niihin populistisiin ilmiöihin, jotka olemme riesaksemme saaneet.

En ole tuomitsemassa digitaalisiin alustoihin perustuvaa toiminnan mallia, se on luonut mielenkiintoisia uusia palveluja ja niihin pohjautuvaa lisäarvoa. Mutta kuten kaikkien mallien toteutuksessa, tässäkin pitää olla tarkkana, jotta hyviä periaatteita ei tuhota huonolla toimeenpanolla, jossa keskitytään vain taloudellisiin näkökohtiin.

Martti Kallavuo

digitalisaatio ilmiöt

Viekö digitalisaatio työt?

Näyttää siltä, että automaatio vähentää palkkatyötä ja ihmisten on löydettävä muuta merkityksellistä tekemistä ja yhteiskuntien on varmistettava toimeentulo. Muuten ”trumpit” saavat jatkossakin kannatusta.

Helsingin Sanomissa oli 7.10. toimittaja Pekka Torvisen mielenkiintoinen kolumni , jossa hän esitteli Economistin toimittajan Ryan Aventin kirjaa ”The Wealth of Humans – Work, Power, and Status in the Twenty-First Century”. Kirja ja kolumni johtivat Esko Kilven ja Timo Lindholmin vastineeseen HS:n mielipidesivulla 12.10. otsikolla ”Työ ei lopu”. Tuon mielipidekirjoituksen pohjalta syntyi tämä tarina. Korostettakoon, että Aventin kirjaa en ole vielä lukenut.

Palkkatyöstä muuhun merkitykselliseen tekemiseen

En usko, että ihmiskunta pystyy tekemään sellaista pikaista ”kvanttihyppyä”, että nykyisistä työnteon muodoista siirryttäisiin uusiin korkeampaa älykkyyttä ja kyvykkyyttä vaativiin muotoihin ja niin, että työstä saadut korvaukset pysyisivät edes nykyisellä tasolla ainakaan kehittyneissä maissa. Kyse ei myöskään ole pelkästään ihmisten kykyjen kehittymisestä, vaan siitä, mikä on kullekin merkityksellistä tekemistä ja kuka on siitä valmis maksamaan.

Monille merkityksellisintä tekemistä on nykyisin palkkatyö, mutta on myös heitä, joille työssäkäynti on vain keino ansaita rahaa ja elämän merkitykset haetaan muualta. Perheestä, erilaisista vähemmän tai enemmän merkityksellisistä vapaa-ajan viettotavoista jne. Mutta mistä löytyy jatkossa merkityksellistä tekemistä, josta joku on halukas myös maksamaan, jos perinteinen palkkatyö merkittävästi vähenee?

Mistä toimeentulo?

Kansalaispalkan ja muiden perustoimeentulon takaavien mallien ongelma on se, että ne voivat olla vain kohtuullisen elämän lähtökohta. Ne eivät takaa edes sellaista toimeentuloa, jonka palkkatulo nykyisin valtaosalle ihmisistä antaa.

Tätä toimeentuloproblematiikkaa sivuava asia on jo nykyisin esim. taiteen tukeminen ja etenkin yhteiskunnan varoista. Taide sinänsä on varmasti merkityksellistä tekemistä, mutta kenen tekemisiä pitäisi tukea, kuinka paljon ja ketkä tästä päättävät? Jos ihmisten tulevaisuuden palkkatyö on taiteen kaltaista merkityksellistä tekemistä enenevässä määrin, kuinka tämä saadaan toimimaan? Muutakin ”hyvän tekemistä” koskee sama oikean arvottamisen ongelma rahan jaossa.

Kilpi ja Lindholm viittaavat kirjoituksessaan tuotantokyvyn demokratisoitumiseen teknologian kehittymisen ja verkostoitumisen myötä. Mutta tämäkään ei välttämättä tuo lisää rahaa jaettavaksi. Eikö nykyinen suuntaus siitä, että työpaikkojen hävitessä joudutaan pakosta pienyrittäjiksi ja varmasti tiukemman -jos kohta joidenkin mielestä mielekkäämmän- talouden piiriin jo kerro tulevaisuudesta?

Kirjoittajien tapaan uskon kuitenkin siihen, että ihmiskunta keksii jälleen keinot selvitä tästäkin murroksesta. Mutta en usko tämän tapahtuvan  nopeasti, ja kun maailman tapahtumia seuraa etenkin kehittyneissä maissa jo nyt, meillä alkaa olla kiire.

Martti Kallavuo

digitalisaatio

Älä automatisoi vaan hävitä

Don’t Automate, Obliterate”, ”älä automatisoi vaan hävitä” on prosessien virtaviivaistamisen gurun Michael Hammerin artikkelin otsikosta vuoden 1990 Harvard Business Review lehdestä ja ohjenuorana edelleen pätevä.

Hesaria viime aikoina lukiessa olen todennut, että käynnissä on sekä uutisten että mielipiteiden puolella kaksikin mielenkiintoista teemaa, joiden välille nousi mieleeni kytkentäkin Hammerin hengessä.

Aalto-yliopiston Pekka Mattilan viittaukset yliopistoissa tehtävään turhanpäiväiseen hallintoon ja Tiedon Taneli Tikan esille tuoma tulevaisuuden kuva roboteista esimiesten korvaajina herättävät ajatuksia. Tässä keskityn hallintoon ja roboteista esimiehinä vaikka jatkossa.

Kun olen viimeiset runsaat seitsemän vuotta ollut tuomassa Suomen valtionhallintoon yhteisiä talous- ja henkilöstöhallinnon toimintatapoja ja niitä tukevaa järjestelmää Kieku-hankkeessa, deja vu tulee väkisin Mattilan hallintopalautetta lukiessani. Kiekussa tämä näkyy siinä, että useiden virastojen esimiehet ovat tuskastuneet siihen, että sinänsä oikea hyvien prosessien periaate ”tiedot talteen siellä missä syntyvät”, ja tästä aiheutuva esimiesten itsepalvelu hallinnollisissa tehtävissä, on osin johtanut heidän kannaltaan sietämättömiin tilanteisiin. Samalla kun aiemmin asiat heidän puolestaan hoitanut hallintohenkilökunta vähenee tuottavuuden nimissä.

Käytännössä tilanne on Kieku-ympyröissäkin pakottanut siihen, että järjestelmän tukemana rakennetaan asioiden ohjaamiseen ketjuja, joissa ammattilaiset ensin valmistelevat ja esimiehet käyvät sitten vain puoltamassa tai hyväksymässä tarvittavia päätöksiä. Kun näin tehdään, itsepalvelu ei täysin toteudu eikä hallintohenkilökuntaakaan voida tietenkään merkittävästi vähentää tai käy huonosti. Tietenkin hallinnon tehtäviä keskittämällä voidaan jotain saavuttaa, mutta mahdollisesti esimiehen kannalta palvelun heiketessä, kun juuri hänen virastonsa tilannetta ei enää niin hyvin tunnetakaan ja esim. henkilöstöhallinnossa erilaista tarkentavaa säädöstä, ohjetta ja tulkintaa virka- ja työsopimusten puolella riittää.

Luottamuskysymys

Juurisyy käsittääkseni on se, että ihmisiin ei uskalleta tai voida hallintonormien perusteella luottaa, ja tämän vuoksi toimintoketjuihin on rakennettava jos jonkinlaista esittelyn ja hyväksymisen porttia, joiden läpi virka- ja esimiesten toiminnan on mentävä. Jotta voidaan osoittaa, että kontrollit toimivat.

Jos voidaan olettaa, että tahattomat tai tahalliset väärinkäytökset ovat luokkaa 1% kaiken toiminnan volyymistä, niin 99% tekee sitten turhaa työtä (=luo byrokratiaa). Eikö asiaa voisi kääntää toisin päin?

Hyvin toteutetuissa järjestelmissä kaikesta jää jälki, ja kun laitetaan raportointi ja poikkeustilanteiden data-analyysi kuntoon, voidaan keskittyä tuohon yhteen prosenttiin ja tehdä varsinainen toiminta virtaviivaisemmaksi. Nytkin valtaosa porteista ohitettaneen ”kumileimasintyyliin”. Siksikin, että valtaosa asioista on kuitenkin pieniä ja tällaisissa pienissä asioissa havaittujen huonojen päätösten huolimattomasta esittelystä tai päättämisestä ei seuraamuksia ole -eikä ole syytäkään olla.

Joten jos keskityttäisiin olennaiseen ja otettaisiin näissäkin asioissa digitalisaation periaatteet todella käyttöön? Ryhdytään järjestelmiä virittämään vasta, kun on ensin katsottu, että sopimukset ja säädöksetkin ovat digiajassa ja mieluiten välttävät viittaukset kullakin hetkellä käsillä oleviin teknisiin mahdollisuuksiin. Todellisten normitalkoiden hengessä.

Martti Kallavuo